In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt stellt sich die Frage: Kann man Verträge einfach digital unterschreiben? Die kurze Antwort lautet: Ja – aber es kommt auf die Art der Unterschrift und den jeweiligen Vertrag an. Die europäische eIDAS-Verordnung und das deutsche Bürgerliche Gesetzbuch bilden den Rechtsrahmen. In diesem Artikel erklären wir die drei Stufen elektronischer Signaturen, wann welche Stufe benötigt wird und wie Sie digitale Signaturen in Ihrem Unternehmen rechtssicher einsetzen.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist nach der eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) definiert als 'Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.' Anders als oft angenommen, ist eine elektronische Signatur also kein eingescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift, sondern ein kryptographisches Verfahren, das die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments sicherstellt.
Die drei Stufen nach eIDAS
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen elektronischer Signaturen mit unterschiedlichem Sicherheitsniveau. Die Wahl der richtigen Stufe hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab.
1. Einfache elektronische Signatur (SES)
Die einfache elektronische Signatur (Simple Electronic Signature, SES) ist die niedrigste Stufe. Sie umfasst beispielsweise eine getippte Namensangabe unter einer E-Mail, ein Klick auf einen 'Ich stimme zu'-Button oder eine gezeichnete Signatur auf einem Tablet. Die SES hat keine besonderen technischen Anforderungen und ist daher leicht umzusetzen. Sie ist für die meisten Verträge ausreichend, bei denen das Gesetz keine besondere Form vorschreibt – also überall dort, wo Formfreiheit gilt.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES) muss gemäß Art. 26 eIDAS vier Anforderungen erfüllen: Sie muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen, unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt worden sein, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle nutzen kann, und sie muss so mit den unterzeichneten Daten verbunden sein, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur (Qualified Electronic Signature, QES) ist die höchste Stufe und der einzige Typ, der nach deutschem Recht der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist (§ 126a BGB). Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit (QSCD) erzeugt. Anbieter qualifizierter Vertrauensdienste müssen von einer nationalen Aufsichtsbehörde – in Deutschland der Bundesnetzagentur – zugelassen sein.
Wann ist die Schriftform erforderlich?
Das deutsche Recht unterscheidet verschiedene Formvorschriften. Die wichtigsten sind:
- Formfreiheit (§ 105 BGB): Kein Formerfordernis – jede Signaturform genügt (z. B. Kaufverträge, Dienstverträge, die meisten Arbeitsverträge)
- Textform (§ 126b BGB): Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger mit Namensangabe – SES oder höher genügt
- Schriftform (§ 126 BGB): Eigenhändige Unterschrift auf Papier – kann nur durch QES ersetzt werden (§ 126a BGB)
- Notarielle Beurkundung (§ 128 BGB): Zwingend vor einem Notar – keine digitale Alternative möglich (z. B. Grundstückskaufverträge, GmbH-Gründung)
Welche Verträge können digital unterschrieben werden?
Die gute Nachricht: Die überwiegende Mehrheit der Verträge im Geschäftsalltag unterliegt der Formfreiheit und kann daher mit jeder Form elektronischer Signatur geschlossen werden. Dazu gehören Arbeitsverträge (der Vertragsschluss selbst ist formfrei, nur die Nachweispflicht nach NachwG erfordert Schriftform), Dienstleistungsverträge, Kaufverträge, NDAs, Freelancer-Vereinbarungen und viele mehr. Eine ausführliche Übersicht zu den Pflichtangaben im Arbeitsvertrag finden Sie unter /blog/was-muss-in-einen-arbeitsvertrag.
Verträge, die zwingend der Schriftform bedürfen und daher eine QES oder handschriftliche Unterschrift erfordern, sind unter anderem: befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG – hier ist die Befristungsabrede schriftformbedürftig), Bürgschaftserklärungen (§ 766 BGB), Kündigungen von Arbeitsverhältnissen (§ 623 BGB) und Mietverträge über Wohnraum für mehr als ein Jahr (§ 550 BGB).
Beweiskraft digitaler Signaturen vor Gericht
Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Die qualifizierte elektronische Signatur genießt dabei nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS den Anscheinsbeweis der Echtheit – ähnlich wie eine notariell beglaubigte Unterschrift. Bei einfachen und fortgeschrittenen Signaturen obliegt die Beweiswürdigung dem Richter, wobei insbesondere Audit-Trails und Protokolle der Signaturplattform als Beweismittel dienen können.
Contris Ansatz: Rechtssicher und benutzerfreundlich
Contri setzt auf fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) als Standard. Jeder Signaturvorgang wird mit einem vollständigen Audit-Trail dokumentiert, der IP-Adresse, Zeitstempel und E-Mail-Verifizierung umfasst. Für Verträge, bei denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, empfehlen wir die zusätzliche Unterzeichnung in Papierform oder die Integration eines QES-Anbieters. So kombinieren Sie Geschwindigkeit und Compliance. Erfahren Sie mehr über digitale Vertragserstellung unter /blog/vertrag-online-erstellen.